Règlement Général

INDEX :

1 • INSCRIPTION

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

L’organisateur est la Société THE STORM EVENTS -SARL-S dont le siège social est situé au 20, rue Mathias Cungs, L-3446 Dudelange.

Le présent règlement s’applique a toute événement produit par la Société THE STORM EVENTS-SARL-S.
Il est imposable à tout exposant ayant rempli une demande d’admission. L’envoi de la demande d’admission ne constitue pas une offre de participation. L’organisateur reçoit les demandes et statue sur les admissions sans être tenu de motiver sa décision.
Le rejet d’une demande d’admission par l’organisateur ne donne lieu à aucune indemnité à titre de dommages et intérêts. Seront seules remboursées, les sommes versées au titre du montant de la participation à l’exclusion des frais d’ouverture de dossier qui restent acquis à l’organisateur.
Une demande d’admission, remplie par une personne réputée avoir qualité pour engager l’entreprise exposante, doit être établie sur les bulletins officiels mis par l’organisateur à la disposition des entreprises désireuses d’exposer.
Si la manifestation comporte différentes sections spécialisées dans lesquelles une même firme désire exposer, il doit être établi une demande d’admission pour chacune des sections intéressant l’entreprise.
La réception de la demande par l’organisateur implique que l’entreprise désireuse d’exposer a eu connaissance du présent règlement et l’accepte sans réserve, ainsi que ceux établis à titre complémentaire par l’organisateur et les prescriptions de droit public applicables aux manifestations organisées au Luxembourg.
Elle implique également l’acceptation de toutes dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances et que l’organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement aux exposants et ce dans l’intérêt de la manifestation.
La ou les demandes d’admission doivent être accompagnées d’un premier paiement. Le montant de la participation est fixé par l’organisateur. Ce montant pourra être révisé si le cours des matériaux, de la main d’œuvre, des transports et des services ainsi que le coût des obligations fiscales et sociales subissaient une augmentation sensible entre la date d’établissement par l’organisateur des conditions d’admission et la date d’ouverture de la manifestation. Le montant de la participation n’est valable que pour une session et ne lie pas l’organisateur pour les session ultérieures de la manifestation.
Sauf accord préalable auprès de l’organisateur, il ne pourra être accepté qu’un seul stand par exposant.
Les marchandises, produits ou services présentés doivent entrer dans la nomenclature des éléments admis à être exposés qui a été établie par l’organisateur.
Seront considérées comme nulles, malgré leur acceptation par l’organisateur, même après les opérations d’attribution des emplacements, les demandes d’admission émanant d’entreprises dont les affaires seraient gérées pour quelque cause que ce soit, par un mandataire de justice ou avec son assistance. L’admission est sanctionnée par une notification officielle transmise par l’organisateur. Elle devient alors, pour le demandeur, définitive et irrévocable.

CLAUSE D’ANNULATION

L’organisateur se réserve le droit d’annuler ou de reporter la manifestation en cas de force majeure ou de simple cause extérieure à sa volonté même prévisible, ainsi que la possibilité de modifier les horaires indiqués.
En cas d’annulation de la manifestation par l’organisateur, les sommes versées par les exposants seront remboursées après déduction des frais engagés par l’organisateur pour la préparation de l’exposition, et à l’exclusion de tous dom- mages et intérêts.

Le report de la manifestation ou le changement d’horaires ou de lieu (au Luxembourg) ne justifient pas une annulation totale ou partielle de réservation de la part des exposants.
Le solde du montant de la réservation des stands est dû un mois , jours ouvrables, avant événement. Le non règlement à l’échéance prévue de la totalité du montant de la réservation entraîne l’annulation du droit à disposer du stand, sans remboursement de l’acompte versé.

Toute annulation de réservation de la part d’un exposant devra faire l’objet d’une lettre recommandée avec A/R adressée à l’organisateur. Cette annulation ne pourra donner lieu à aucun remboursement, le solde sera exigible à l’échéance prévue, même en cas de non occupation des surfaces.

OBLIGATIONS ET DROITS DE L’EXPOSANT

L’exposant ne peut présenter sur son emplacement que les produits, ou services énumérés dans sa demande d’admission et acceptés par l’organisateur comme répondant à la nomenclature de la manifestation. Il ne peut faire de publicité sous quelque forme que ce soit pour des firmes non exposantes. Les produits exposés et vendus par l’exposant dans l’enceinte de la manifestation doivent être en conformité avec les règles luxembourgeoises et européennes relatives à l’hygiène, la sécurité et la santé au sens du droit de la consommation. L’exposant tiendra indemne et dédommagera l’organisateur de toute réclamation ou poursuite judiciaire de visiteurs ou infractions constatées par une autorité administrative ou judiciaire à ce titre. Le montant global de la participation est dû après la notification officielle de l’admission.

Les factures sont payables et les règlements libellés THE STORM EVENTS en fonction des modalités définies dans le dossier d’inscription paragraphe MODALITÉS DE RÈGLEMENT et de la clause d’annulation. Tout manquement au règlement de la manifestation entraînera l’annulation de la réservation. Si l’exposant n’a pas occupé son emplacement le jour de l’inauguration avant l’heure d’ouverture du Salon, l’organisateur peut en disposer librement en faveur d’un autre exposant, même si les frais de participation ont été entièrement acquittés et sans obligation de remboursement à la charge de l’organisateur. Le paiement des prestations ou frais supplémentaires doit être effectué dès réception de la facture adressée par l’organisateur. Le non règlement aux échéances fixées du montant de la participation en- traîne l’annulation du droit à disposer de l’emplacement attribué. Toute défaillance au présent règlement de la manifestation, aux règlements complémentaires établis par l’organisateur, ainsi qu’aux prescriptions lé- gales et réglementaires applicables à la manifestation, et notamment des prescriptions de sécurité, santé et hygiène peut entraîner, même sans mise en demeure, les sanctions prévues à l’article 5 et aux conditions générales.

Il est interdit aux exposants de céder, de sous-louer, de partager ou de transférer tout ou partie de l’emplacement attribué, à moins d’un accord écrit de l’organisateur. Dès que l’exposant a pris possession de son stand, il est considéré comme avoir renoncé à tout recours à l’encontre de l’organisateur pour une quelconque non conformité à la demande d’admission. Il est exigé des exposants ; de ne pas quitter les espaces tant que des visiteurs sont encore dans les pavillons, d’être présent pendant les périodes de montage et de démontage, de respecter les heures d’ouverture et de fermeture. Le port du badge est obligatoire pour entrer dans l’enceinte du Salon et pour y circuler. A défaut de règlement des sommes dues à l’organisateur avant le début de la manifestation, l’organisateur se réserve le droit de refuser l’installation du stand et de disposer du stand comme il l’entend.

OBLIGATIONS ET DROITS DES ORGANISATEURS

L’organisateur fixe les dates et le lieu de la manifestation. En cas de force majeure ou pour toute raison extérieure à la volonté de l’organisateur, les dates et le lieu peuvent être modifiés sans qu’une telle modification ne créé un quel- conque droit à indemnisation au profit de l’exposant. L’organisateur établit le plan de la manifestation et effectue la répartition des emplacements en tenant compte aussi largement que possible des désirs exprimés par les exposants, de la nature de leurs produits, de la situation et de la disposition du stand qu’il se propose d’installer. Il se réserve le droit de modifier s’il le juge utile, l’importance, la situation et la disposition des surfaces demandées par l’exposant. La participation à des manifestations antérieures ne crée, en faveur de l’exposant, aucun droit à un emplacement ou à une surface déterminé(e). Il assurera également la surveillance et le gardiennage des stands pendant les heures de fermeture de la manifestation. En dépit du gardiennage de nuit, l’organisateur décline toute responsabilité quant aux vols, pertes et dommages éventuels. Les exposants s’engagent à souscrire une police les couvrant de tout risque et dommage pouvant survenir lors de la manifestation.

La responsabilité civile de THE STORM EVENTS ne sera pas engagée au-delà des délais impartis aux exposants pour le montage et le démontage des installations de stands. 
L’organisateur est exonéré de toute responsabilité concernant les préjudices généralement quelconques (y compris les troubles de jouissance et tous préjudices commerciaux) qui pourraient être subis par les exposants pour quelque cause que ce soit et notamment pour retard dans l’ouverture, arrêt prématuré de la manifestation, fermeture ou destruction de stands, incendie et sinistre quelconque, etc…. Les exposants s’engagent à faire renoncer leur compagnie d’assurance à tous recours contre l’organisateur et ses assureurs.

L’organisateur indique sur le plan communiqué aux exposants des côtes aussi précises que possible. Il appartient toutefois aux exposants de s’assurer de leur conformité avant leur aménagement. L’organisateur ne peut être tenu responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement.

S’il devenait impossible de disposer des locaux nécessaires, dans le cas également où le feu, la guerre, une calamité publique, un cas de force majeure ou tout événement ou décision extérieure à la volonté de l’organisateur rendrait impossible l’exécution de tout ce qui doit être fait pour la manifestation, l’organisateur pourra annuler, à n’importe quel moment, les demandes d’emplacement enregistrées en avisant par écrit les exposants qui n’auraient droit à aucune compensation, ni indemnité, quelle que soit la raison d’une telle détermination. Les sommes restant disponibles après paiement de toutes dépenses engagées, seront réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par eux, sans qu’ils puissent, de convention expresse, exercer un recours, à quelque titre et pour quelque cause que ce soit contre l’organisateur. L’organisateur se réserve le droit d’interdire ou de limiter les ventes comportant livraison immédiate et sur place aux visiteurs.

2 • OCCUPATION DE L’EMPLACEMENT

LIVRAISONS

Aucune livraison ne sera prise en charge par l’organisateur. Les exposants devront obligatoirement accuser réception de la livraison de leurs matériels et produits selon le planning établi par l’organisateur. Les exposants sont entière- ment responsables de ces livraisons qui, en aucun cas, ne seront à la charge ou sous la responsabilité de l’organisateur.

DÉCORATION – AMÉNAGEMENT

La décoration générale de la manifestation incombe à l’organisateur. La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité, en tenant compte du règlement établi par l’organisateur. Elle doit en tout état de cause s’accorder avec la décoration générale, et être particulièrement soignée.
Toute décoration particulière qui s’écarterait des dispositions générales prévues par le règlement ne pourra être admise que sur autorisation écrite accordée par l’organisateur sur présentation des plans cotés ou de la maquette et ce dans les délais fixés par l’organisateur.

Le cahier des charges propre aux bâtiments qui abritent la manifestation devra être strictement respecté par les exposants.
L’organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier les relations qui nuiraient à l’aspect général de la manifestation, gêneraient les exposants voisins ou les visiteurs, ou ne seraient pas conformes au plan ou à la maquette préalablement soumis.

Toute publicité lumineuse ou sonore, ainsi que toute attraction, spectacle ou animation, doivent être soumis à l’agrément de l’organisateur qui pourra d’ailleurs revenir sur l’autorisation accordée, en cas de gêne apportée aux exposants voisins, à la circulation ou à la tenue de la manifestation. Chaque exposant pourvoira à l’expédition, au transport, à la réception de ses colis, ainsi qu’à la reconnaissance de leur contenu.Tous les colis doivent être déballés à l’arrivée. Si les exposants ou leurs agents ne sont pas présents pour recevoir leurs colis, l’organisateur pourra les faire entreposer, déballer ou réexpédier d’office aux frais, risques et périls des exposants. Les exposants ne doivent pas obstruer les allées ni empiéter sur elles et en aucun cas gêner leurs voisins.

RÈGLEMENT DE SÉCURITÉ

Les exposants sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics, et celles indiquées dans le guide de l’exposant. Le participant est obligé de munir les machines exposées d’un système de protection conforme aux prescriptions de la loi luxembourgeoise. 
L’exposant devra être présent sur son stand lors de la visite de la Commission de Sécurité.

TENUE DES STANDS

La tenue des stands doit être impeccable. Les emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation du stand, le vestiaire du personnel doivent être mis à l’abri des regards des visiteurs.
Le stand devra être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture par une personne compétente.

Les exposants ne dégarniront pas leur stand et ne retireront aucun de leurs articles avant la fin de la manifestation, même en cas de prolongation de celle-ci. Il est interdit de laisser les objets exposés recouverts pendant les heures d’ouverture de la manifestation. Les housses utilisées pour la nuit ne doivent pas être vues des visiteurs mais rangées à l’intérieur des stands à l’abri des regards. L’organisateur se réserve le droit de retirer ce qui recouvrirait les objets en in- fraction à l’article précédent sans pouvoir être rendu en aucune façon responsable des dommages ou pertes qui pourraient en résulter.

Le nettoyage de chaque stand doit être fait chaque jour par les soins de l’exposant et être achevé pour l’ouverture de la manifestation. Toute personne employée à la manifestation par les exposants devra être correctement vêtue, toujours courtoise et d’une parfaite tenue. Elle n’interpellera ni ennuiera en aucune façon les visiteurs ou les autres exposants. L’exposant ou son préposé ne pourra se promener ou rester dans une allée. La réclame à haute voix, pour attirer le client et le racolage, de quelque façon qu’ils soient pratiqués sont formellement interdits.

Les personnes employées par les exposants ne devront pas s’adresser aux visiteurs de manière à former un attroupement dans les allées, ce qui serait une gêne ou un danger pour les exposants voisins.Toute démonstration et distribution de prospectus sont interdites en dehors du stand occupé par l’exposant. L’organisateur se réserve le droit exclusif de l’affichage et des annonces sonores à l’intérieur de la manifestation. L’exposant ne peut donc utiliser et seulement à l’intérieur de son stand, que les affiches et enseignes de sa propre firme, à l’exclusion de toutes autres et dans les limites des prescriptions concernant la décoration générale.Les circulaires, brochures, catalogues imprimés, primes ou objets de toute nature ne pourront être distribués par les exposants que sur leur stand. Aucun prospectus relatif à des articles non exposés ne pourra être distribué sans l’autorisation écrite de l’organisateur. Le Salon étant réputé être un lieu habituellement destiné à la vente, l’exposant s’engage à respecter strictement la réglementation sur la publicité, conformément aux articles L.112 à L.112.9 du Code de la consommation , les prix de vente au consommateur (TVA incluse ) de toutes les marchandises offertes en vente doivent être affichés visiblement . L’exposant tiendra indemne l’organisateur de toute réclamation de visiteurs ou d’autorités administratives à ce titre.
La distribution ou la vente de journaux, périodiques, prospectus, brochures, billets de tombola, insignes, bons de participation, etc., même si elle a trait à une œuvre ou manifestation de bienfaisance, les enquêtes dites de sondage, sont interdites sauf dérogation formellement accordée par l’organisateur.

PHOTOGRAPHIES

Les photographes pourront être admis sur autorisation écrite de l’organisateur, à opérer dans l’enceinte de la manifestation. Une épreuve de toutes les photographies prises devra être remise à l’organisateur dans les quinze jours suivant la fermeture de la manifestation. Cette autorisation pourra être retirée à tout moment.

La prise de photographies par les visiteurs pourra être interdite par l’organisateur.
 La photographie de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des exposants.

Droits de propriété intellectuelle : Chaque exposant concède à l’organisateur à titre gracieux pour les besoins de la manifestation les droits de représentation et reproduction des droits d’auteur, à l’image, à la personne, aux marques, dessins et modèles portant sur leur stand, leur enseigne, leur marque, leur personnel, leurs produits ou services («les droits concédés») pour le monde entier. L’organisateur est en conséquence en droit de reproduire ou représenter les droits concédés mais uniquement pour les besoins de la manifestation, de sa promotion et sa publicité et sur tous supports et pour la durée de la manifestation et des cinq sessions futures de la manifestation. Ce droit peut être concédé aux prestataires et partenaires de l’organisateur et aux autres exposants mais toujours en relation avec la manifestation. En conséquence chaque exposant renonce expressément à tout recours, tant contre l’organisateur, ses prestataires et partenaires que contre les autres exposants, à raison de la diffusion, pour les besoins de la manifestation, au Luxembourg et à l’étranger, par voie de télévision, vidéo, ou tous autres supports (livre, plaquettes, internet …) de leur image, de celle de leur stand, de leur enseigne, de leur marque, de leur personnel, de leurs produits ou services et ils garantissent l’organisateur de tout recours de leurs préposés, sous-traitants et cocontractants, s’engageant par avance à leur imposer la présente obligation.

DÉMÉNAGEMENT

L’évacuation des emplacements, marchandises, articles, décorations et installations particulières devra être faite par les soins des exposants dans les délais fixés par l’organisateur. L’organisateur se réserve le droit de faire évacuer et/ou détruire au frais de l’exposant le matériel non évacué dans les temps impartis.

DÉGÂTS ET DOMMAGES

Les exposants devront laisser les emplacements, décors, matériels mis à leur disposition dans l’état où ils les auront trouvés. Toutes détériorations causées par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit au bâtiment, soit enfin au sol occupé, seront évaluées par les architectes de l’organisateur et mises à la charge des exposants.

3 • FORMALITÉS OFFICIELLES

RESPONSABILITÉ, ASSURANCES

Comme des pertes ou dommage subis par une société exposante sur le terrain d’une exposition, qu’elle qu’en soit la nature et quelle qu’en puisse être la cause, ne pourraient en aucune matière et à aucun degré engager la responsabilité des Organisateurs, ceux-ci ont inclus dans le prix de location des emplacements les assurances suivantes qu’ils contracteront d’office pour les sociétés exposantes.

L’exposant doit souscrire une assurance couvrant sa responsabilité civile, les risques de l’intoxication alimentaire et des atteintes accidentelles à l’environnement doivent également faire partie des sous-garanties couvertes par la responsabilité civile.

L’exposant est l’unique responsable des dommages engendrés sur le mobilier mis a disposition par l’organisateur.

VENTES DE BOISSONS

En principe, la vente à emporter des articles exposés est interdite pendant les manifestations organisées par les Organisateurs.
Néanmoins, les Organisateurs peuvent prévoir des exceptions à cette règle générale à l’occasion des manifestations ouvertes au grand public. Dans ce cas, les dispositions légales en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg concernant les autorisations à faire le commerce et le droit d’établissement doivent être strictement appliquées.

Aucune autorisation ne pourra être délivrée pour la vente de boissons alcoolisées.

La dégustation de boissons et de produit alimentaires doit se faire gratuitement.

L’inobservation des lois luxembourgeoises concernant les autorisations de faire le commerce et le droit d’établissement entraîne les sanctions prévues par les lois et règlements grand-ducaux en question.

PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Il appartient à l’exposant d’assurer la protection intellectuelle et/ou industrielle des matériels ou produits qu’il expose et ce, conformément aux dispositions légales et/ou réglementaires en vigueur luxembourgeoises et/ou européennes et/ou internationales. Les exposants obtiendront directement des sociétés de gestion collective de droits d’auteurs et/ou des auteurs et/ou de leurs ayants droit l’ensemble des autorisations nécessaires pour toute utilisation, représentation, reproduction, usage de tout élément protégé par un droit de propriété intellectuelle et/ou industrielle qu’ils pourraient utiliser à l’occasion de leur présence à la manifestation.

Les exposants devront obtenir toutes les autorisations nécessaires et payer tous les droits y afférents. Ils devront en justifier à sa première demande à l’organisateur. D’une manière générale, l’utilisation du nom « Salon des douceurs » et de tout logo associé est soumise à l’accord préalable et exprès de l’organisateur. Il est interdit aux exposants de dessiner, copier, mesurer, photographier ou re- produire par tout procédé les produits et/ou matériels exposés. L’organisateur ne prend aucun engagement vis-à-vis des exposants et il appartient à chaque exposant de faire respecter cette interdiction. L’exposant gardera l’organisateur indemne de toute conséquence de la diffusion par l‘exposant de tout article, information ou support pouvant avoir l’apparence d’un produit ou information officiel de la manifestation. Les exposants ne doivent procéder à aucune publicité ou action quelconque susceptible d’induire en erreur les visiteurs ou de constituer une concurrence déloyale ou une violation de droits de propriété intellectuelle, à l’image ou la personne appartenant à des tiers.

4 • VISITEURS

Nul ne peut être admis dans l’enceinte de la manifestation sans présenter un titre émis ou admis par l’organisateur. Celui-ci se réserve le droit de refuser l’entrée de la manifestation à qui que ce soit sans en donner la raison. Il se réserve également le droit de faire expulser toute personne dont le comporte- ment justifierait à ses yeux une telle mesure.

Les visiteurs sont tenus de respecter les règlements de sécurité, d’ordre et de police décidés par les Autorités.

DISCIPLINE INTÉRIEURE

Par l’acte d’inscription, chaque participant se soumet, pour lui et ses délégués, aux conditions énumérées dans le présent règlement général, à toutes les prescriptions de la Police, des services techniques de la Ville de Luxembourg ou de toute autre autorité supérieure.

En cas de manquement au présent règlement, et après mise en demeure écrite de se conformer audit règlement dans les 24h restée infructueuse, l’organisateur pourra résilier, avec effet immédiat, le contrat le liant a l’Exposant.

Les organisateurs exercent dans les bâtiments les prérogatives du droit domestique.

INTERPRÉTATION DU RÈGLEMENT ET AMENDEMENTS

L’organisateur est le seul compétent pour l’interprétation de ce règlement et de son application.
Tous frais résultant du non-respect du présent règlement seront à la charge de l’exposant.
L’organisateur se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement.

CONDITIONS GÉNÉRALES

RECOURS

Tout exposant par le seul fait de sa participation abandonne également tout recours contre l’organisateur, ses prestataires et autres exposants pour des dommages dont ceux-ci ne seraient pas chacun pour chaque dommage considéré l’unique responsable direct. Le recours devra s’exercer uniquement contre l’auteur direct du sinistre. L’organisateur ne saurait engager sa responsabilité pour des dommages causés par un exposant, un prestataire intervenant sur la manifestation ou un autre tiers à d’autres exposants.

RÉCLAMATION

Aucune réclamation ne pourra être formulée à l’encontre de The Storm Events concernant l’emplacement d’un stand, sa surface, sa taille, dès que l’exposant aura pris possession de son espace. La hauteur des stands étant limitée à 2,50 m, seuls les stands nus pourront faire l’objet d’une dérogation après acceptation des plans qui devront être obligatoirement fournis à l’organisateur.

PAIEMENT

Toute facture devra être payée uniquement par Virement bancaire et exceptionnellement via Paypal.

RETARD DE PAIEMENT

A partir du deuxième rappels, toute facture impayée sera en outre, majorée d’une pénalité de 50€ par courrier. En cas de non règlement du stand, préalablement à l’ouverture de l’exposition, l’organisateur se réserve le droit de refuser de délivrer le stand à l’exposant.

TVA

Concernant les services culturels, artistiques, divertissement et manifestations similaires, la législation luxembourgeoise prévoit que la TVA est due à l’endroit où ces manifestations ont lieu.

DONNÉES PERSONNELLES

Dans le cadre de la gestion administrative, commerciale et marketing du salon, l’organisateur collecte les informations communiquées par les exposants. Les données collectées sont stockées de manière sécurisée et ne sont jamais transmises à des tiers. Elles sont uniquement utilisées pour le salon objet du présent contrat. Le contractant dispose d’un droit d’accès, de modification et de suppression des informations le concernant.

LE PRÉSENT RÈGLEMENT PARTICULIER EXPOSE LES CONDITIONS PARTICULIÈRES DE LA PRESTATION DE SERVICE FOURNIE À L’EXPOSANT PAR L’ORGANISATEUR.

THE STORM EVENTS 20, rue Mathias Cungs, L-3446 Dudelange -TÉL : +352 621 651 672

hello@thestorm.lu – www.thestorm.lu